Google form biasanya digunakan untuk kebutuhan pendataan baik berupa data diri, pendaftaran suatu acara, maupun kuis ujian. Banyak sekali seminar-seminar nasional yang menggunakan aplikasi dari google ini untuk mendata peserta seminar. Jika kamu pernah mengikuti atau mengisi google form tersebut biasanya setelah semua form terisi dan kamu submit maka kamu akan menerima email balasan dari panitia seminar. Nah bagaimana cara membuat email balasan otomatis di google form ? Untuk menjawab pertanyaan ini maka simak penjelasan berikut ini :
Email notification akan memberikan balasan kepada setiap responden yang mengirim formulir online melalui email sang pengirim. Oleh karena itu jika menggunakan fitur ini maka responden diwajibkan untuk mengisi email mereka sehingga notifikasi email balasan akan otomatis terkirim ke email responden tersebut.
Kelebihan Add-on Email Notification di Google Form
Selanjutnya setelah kita membahas terkait apa itu email balasan di google form dan mekanisme kerja nya selanjutnya kita akan membahas kelebihan dari Email Notification di Google Form, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Mempermudah admin google form dalam memberikan respon ke pengirim
- Lebih terkesan profesional
- Email balasan dapat diisi dengan hal penting lainnya seperti link google meet
- Menghemat banyak waktu dan tenaga
Kelemahan Add-on Email Notification di Google Form
Selain kelebihan di atas kamu juga perlu mempertimbangkan kelemahan dari fitur add-on email notification google form sebagai berikut :
- Balasan otomatis email notification hanya 19 responden per hari jika kamu menggunakan fitur ini secara gratis. Namun jika kamu memilih versi premiumnya maka kamu bisa menggunakan email balasan sebanyak 400 responden per harinya.
- Sebaiknya gunakan pertimbangkan kuota formulir, jika kuota targetmu lebih dari 400 maka sebaiknya menggunakan yang premium tetapi jika kurang dari 400 responden maka fitur gratis sudah mumpuni.
Tutorial cara membuat email balasan di google form sangat membantu kita dalam membuat seminar, webinar dan acara besar lainnya karena dengan fitur add-on ini maka akan menghemat banyak waktu mengingat balasan email dapat dilakukan secara massal. Baik langsung saja jika kamu penasaran cara membuatnya maka simak penjelasan berikut ini :
Cara Membuat Email Notifikasi di Google Form
Membuat email balasan atau pemberitahuan pada dasarnya sangatlah mudah dan tidak ribet. Email balasan yang akan dibuat pun dapat kita sesuaikan dengan kebutuhan kita sehingga yang dimaksud email balasan otomatis disini tidak serta merta otomatis melainkan bisa disetting terlebih dahulu,
Pertama, untuk membuat email balasan di google form pastinya kamu harus membuat dulu google formnya. Setelah kamu membuat google form langkah selanjutnya yaitu mengaktifkan add-on dengan cara menginstal fitur email notification di google form. Kamu dapat menyimak langkah berikut jika masih bingung.
Cara mengaktifkan add-on yaitu pilih menu titik tiga di atas lalu klik dan pilih Add-on. Lalu cari dan instal Add-on Email Notification for Google Form.
Add-on Email Notification for Google Form
Setelah menemukan fitur tersebut maka langkah selanjutnya adalah menginstalnya. Kemudian anda akan diminta untuk mendaftarkan akun email notification anda yang terkait dengan google form.
Kemudian pada icon add-on di atas maka klik dan akan muncul pop up window berupa menu pilihan dari fitur email notification for google form. Silahkan memilih ‘Create Email Notification”. Nah kemudian setelah kamu memilih create maka tahap selanjutnya adalah mensetting email notification di google form.
Cara Setting Email Notification for Google Form
Pada tahap ini kamu akan diarahkan pada format balasan seperti apa yang ingin kamu tampilkan kepada responden. Di menu create ini kamu akan ditampilkan banyak bagian yang nantinya mengarahkan pada format email balasan. Kamu dapat melakukan setting secara bebas sesuai dengan kebutuhan.
Silahkan isi form email balasan sesuai keinginan kamu dengan mengikuti penjelasan tentang form notification sebagai berikut :
- Rule Name “Ketikkan nama formulir online kita”
- Email Address(es) to notify ‘Isikan Email Anda” hal ini berfungsi untuk memberitahukan bahwa ada responden yang telah mendaftar
- Sender’s Email “Isikan Email Kita’ pada bagian ini bertujuan untuk menginformasikan nama email pengirim kepada penerima
- Reply to Address “Ketikkan email kita” email yang membalas ke pendaftar.
Selanjutnya pada pilihan template untuk notifikasi dapat kamu pilih dengan template default saja. Caranya yakni dengan mengklik option pada button Use a Visual Editor kemudian klik Edit. Kemudian lakukan pengeditan dengan melihat tutorial pada gambar berikut :
Email subject dapat kamu isikan dengan nama acara atau tema acaramu misalnya “Seminar Kebangsaan:
Kemudian untuk mencantumkan nama peserta pendaftar dapat kamu lakukan dengan mengklik add form field. Kamu dapat memilih yang mana ingin kamu cantumkan di balasan email.
Sebagai referensi ini adalah contoh desain template email balasan yang sudah kita buat :
Langkah berikutnya setelah kamu mensetting email balasan yakni scroll ke menu bawah dan kemudian pilih menu Notify Form Submit dan beri centang serta pilih alamat email. Alamat email kita didapatkan dari form pendaftaran dimana semua peserta yang mendaftar diwajibkan untuk mengisi email mereka.
Setelah itu beri juga centang pada generate PDF File yang bermaksud agar ketika nanti peserta mendapat email balasan maka akan dilampirkan juga file PDF nya. Nah setelah semua step kita lakukan kamu dapat menyimpan settingan tersebut dengan mengklik Save Rule.
Setelah ini kamu dapat melakukan uji coba terlebih dahulu apakah email notifikasinya sudah dapat dijalankan dan apakah format email balasannya juga telah sesuai. Cukup Sekian tutorial pada hari ini semoga bermanfaat :)
